Googleカレンダーは、予定を記録するだけでも十分便利です。ただ、仕事で予定が増えてくると「入っている予定は分かるのに、次に何をすればいいか分からない」「空いている時間に打ち合わせを入れたら、作業時間がなくなった」といった問題が起きやすくなります。
仕事用のカレンダーで大切なのは、予定を増やすことではなく、判断しやすい状態に整理することです。ここでは、営業、フリーランス、管理職など、外部との予定が多い人が実践しやすい7つの整理法を紹介します。
1. 予定名は「相手＋目的」で付ける
「打合せ」「Zoom」「訪問」だけでは、予定の直前にカレンダーを見ても何の準備が必要か分かりません。予定名に相手と目的を入れると、一覧画面だけで状況を判断しやすくなります。
- 「A社／新サービス初回ヒアリング」
- 「B社／見積内容の確認」
- 「採用候補者／一次面談」
- 「社内／来月の販促内容を決定」
予定名を少し具体的にするだけで、過去の予定を検索するときにも役立ちます。「あの会社との打ち合わせはいつだったか」を探すとき、会社名や案件名がタイトルに入っていれば見つけやすくなります。
2. 移動・準備・片付けもカレンダーへ入れる
カレンダー上では空いていても、実際には使えない時間があります。訪問前の移動、商談前の資料確認、打ち合わせ後の記録などです。この時間を空白のままにすると、別の予定を入れてしまいやすくなります。
特に訪問予定は、「商談60分」だけではなく「移動30分＋商談60分＋移動30分」の合計で考える必要があります。オンライン会議でも、直前まで別作業をしていると切り替えが難しい場合は、10〜15分の準備枠を置くと余裕が生まれます。
3. カレンダーを用途で分ける
Googleカレンダーでは複数のカレンダーを作れます。仕事、個人、チーム、案件など、見分けたい単位で分けておくと、必要なものだけ表示しやすくなります。
ただし、細かく分けすぎると管理が大変になります。最初は「仕事」「個人」のように大きく分け、必要になったら増やすくらいで十分です。色分けも同様で、色の意味を増やしすぎるより、重要な分類だけ決めた方が続きます。
分けると便利な例
- 仕事と個人の予定を分けたい
- 会社の共有予定と自分の予定を分けたい
- 長期案件だけ別カレンダーで表示したい
- 家族と共有する予定を独立させたい
みんカレでは、Proプランで複数カレンダー表示に対応しています。どのカレンダーを普段の表示に含めるかを整理しておくと、日程確認もしやすくなります。
4. 通知は「行動が必要なタイミング」に絞る
通知は多ければ安心というわけではありません。通知が頻繁に鳴ると、重要なものまで流してしまいやすくなります。目的は「予定を思い出すこと」ではなく、必要な行動を開始することです。
たとえば訪問なら移動を始める時刻、オンライン会議なら資料を開く時刻、締切なら作業を開始する時刻に通知を設定します。予定の種類によって必要な準備時間が違うため、すべて同じ通知設定にする必要もありません。
5. 集中時間は空白にせず、予定として守る
資料作成、開発、企画など、まとまった集中が必要な仕事は「空いた時間にやる」と後回しになりがちです。外部との打ち合わせは相手がいるためカレンダーに入りやすい一方、自分だけの作業は後から押し込まれやすいからです。
そこで、集中したい時間を先に予定として確保します。たとえば「水曜午前は提案作成」「金曜15〜17時は週次整理」のように、定期的な枠を作る方法があります。
大切なのは、予定を詰めるためではなく、予定を入れないためにカレンダーを使うことです。
6. 外部との日程調整は予約URLへ寄せる
Googleカレンダーを整理しても、日程調整を毎回メッセージで行っていると、カレンダー確認と返信の往復は残ります。「来週いつ空いていますか？」と聞かれるたびにカレンダーを確認し、候補を選び、相手へ送る作業が発生します。
予約URLを使うと、その時点で予約可能な時間を相手に見せ、相手自身に選んでもらえます。みんカレではGoogleカレンダーと連携し、予約可能曜日、開始・終了時刻、1枠の長さ、受付締切などを設定できます。
予約する相手は、みんカレのアカウントを作る必要はありません。営業商談、採用面談、個別相談など、候補を相手に選んでもらって問題ない予定に向いています。
7. 週に一度だけカレンダーを整理する
予定は日々変わるので、常に完璧な状態を維持しようとすると疲れます。おすすめは、週末または週初めに10分程度だけ見直すことです。
- 不要になった予定や仮置きの予定を削除する
- 翌週の集中時間を先に確保する
- 移動や準備時間が不足していないか確認する
- 予約受付の時間帯が広すぎないか確認する
- 繰り返し予定が現在の働き方に合っているか見直す
毎日の細かな調整より、週単位で「崩れやすかった原因」を一つ直す方が続きやすくなります。
Googleカレンダーは「予定を入れる場所」から「時間を守る仕組み」へ
仕事でGoogleカレンダーを使うときは、予定の記録だけでなく、作業時間を守り、日程調整を減らすための仕組みとして考えると使い方が変わります。予定名を具体的にする、準備時間を入れる、集中時間を確保する、予約受付を仕組み化する。この4つだけでも、予定の見え方はかなり整理されます。
最初からすべてを変える必要はありません。まずは一週間だけ「守る時間を先に入れる」「打ち合わせの候補出しを予約URLへ寄せる」のどちらかを試し、使いやすい形を残していくのがおすすめです。